郵件溝通較之面對面交流的一大優勢在于，你可以借助一切力量使得你撰寫的郵件準確無誤得表達你的意圖，而不必擔心發音不標準或語法錯誤等讓人尷尬的掉鏈子情況發生。

但往往人們忽視的便是一些細枝末節的注意事項，這兒有一些建議可以保證你的郵件給人留下好印象。

1. Know your email terms: 英語電子郵件發送程序有很多縮寫，如果你不知道意思的話，你向老板提出的加薪請求就可能發給了整個辦公室！

Reply to all表示你的回復將發送給每一個收到原始郵件的人。在郵件的地址欄內，cc (carbon copy)部分指的是該郵件發給你指定的人，即抄送），而bcc指你可以悄悄的發送郵件而不讓其他的人知道，即密送， b代表的是blind(掩藏的)。如果有人要你forward一封郵件，意思是要你通過轉發的功能發送郵件，有時侯簡寫成fw.

2. Use the Right Greeting:盡管用Hey作為寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題，但是最好不要用這種方式給一個潛在的商務伙伴這樣寫信。另一方面，使用非常正式的傳統開場白Dear Sir 也已經越來越過時了。最好寫成Dear Mr. / Ms. 后跟那個人的姓氏。同事之間，通常可直呼其名，如Dear John)。

3. Keep it Short and Clear: 有些情況下，可能需要用華麗的詞藻和復雜的句式來彰顯你的聰明才智和教育背景。而在用英語寫郵件的時候，清晰、有條理的方式才是最佳選擇。在郵件的第一段清楚的表明你寫信的目的，保證每一段中都有代表核心觀點的中心句。使用類似first, second, next, and finally的詞引導讀者你所要表述的每一個觀點。你不需在郵件中包括所有的詳細內容，取而代之的可以是類似If you have any other questions please feel free to contact me,這樣的短語來結束郵件，這樣一來可以為對方創造進一步交流的前提。

4. Be polite and tactful: 懂得謙遜和準確傳達信息的重要性。I want.之類的詞能避免則避免出現，相比之下，I would like顯得更尊重對方。又如I am interested in是提出請求建議或尋求意見的好方法。

5. 電子郵件正確結尾： I am looking forward to your reply, Thank you,或者Sincerely都是給收信人留下好印象的結尾方式。